Planifier un rendez-vous

Il faut la permission Rendez-vous : Créer. Sans elle, le bouton Nouveau rendez-vous n’apparaît pas. Vous en êtes l’organisateur, et vous faites partie des participants d’office.

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1. 1Objet Obligatoire : ce qui s’affichera dans l’agenda.
2. 2Date Le jour du rendez-vous. Le formulaire propose aujourd’hui.
3. 3Début et Fin Par défaut, 14:00 et 15:00. La fin doit suivre le début.
4. 4Lieu Une salle, une adresse, ou « visio ». Texte libre.
5. 5Lien de visio Collez le lien Meet, Zoom ou Teams : la fiche affichera un bouton Rejoindre.
6. 6Notes internes Les points à aborder, ce qu’il faut préparer.
7. 7Participants Ajoutez des membres de la JE. Vous y figurez déjà, sans croix pour vous retirer.
8. 8Ce rendez-vous concerne Une réunion interne, Une opportunité ou Une étude.
9. 9Étude Choisissez-la dans la liste. Le client du rendez-vous sera celui de l’étude.
10. 10Planifier le rendez-vous Vous arrivez sur la fiche du rendez-vous créé.

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   Ouvrez l’agenda

   Dock, icône Agenda, puis Nouveau rendez-vous.

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   Donnez un objet, une date et des horaires

   Par exemple « Restitution intermédiaire au client », de 10:00 à 11:30.

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   Ajoutez les participants

   Cliquez sur Ajouter des membres..., cochez les noms. La croix d’un nom le retire.

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   Rattachez le rendez-vous

   Dans Ce rendez-vous concerne, choisissez une opportunité ou une étude, puis sélectionnez-la. Laissez Une réunion interne pour une réunion d’équipe.

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   Cliquez sur Planifier le rendez-vous

   Le message « Rendez-vous planifié » confirme.

Depuis une opportunité ou une étude

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1. 1Planifier un rendez-vous Ouvre le formulaire, déjà rattaché à cette opportunité.
2. 2Le rendez-vous dans l’historique Un clic mène à sa fiche dans l’agenda.

Sur une étude, le même bouton Planifier un rendez-vous se trouve dans l’onglet Historique. Le rattachement est prérempli : vous n’avez pas à rechercher l’affaire ou l’étude dans une liste.

Ce qui se passe ensuite

• Le rendez-vous apparaît dans l’agenda de chaque participant, et sur la fiche de l’opportunité ou de l’étude.
• Chaque participant qui a raccordé son agenda Google y reçoit un événement. Le message de confirmation dit combien d’agendas Google ont été mis à jour et combien de participants n’en ont pas raccordé.
• Personne hors de la JE n’est prévenu. Pour inviter le client, envoyez-lui l’invitation vous-même.