Préparer et suivre un circuit de validation

Un circuit (appelé « workflow » dans l'application) est la suite d'étapes que traverse un document après Soumettre pour validation : relectures, puis signatures. Il se prépare une fois par type de document. Sans circuit, il n'y a pas de signature électronique : soumettre approuve directement le document.

Droits nécessaires : Workflows › Modifier pour préparer un circuit ; Types de documents › Modifier pour le rattacher à un type.

Créer le circuit

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   Ouvrez Réglages › Workflows de validation

   Le module est marqué Bêta. Cliquez sur Nouveau workflow.

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   Nommez-le

   Par exemple « Convention : relecture et signatures ». Choisissez Workflow d'Approbation : les étapes s'enchaînent dans l'ordre.

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   Ajoutez les étapes

   Sur la page du circuit, Ajouter une étape, autant de fois que nécessaire, puis Enregistrer.

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1. 1Une étape de validation Un membre relit et approuve.
2. 2Une étape de signature Ici le client, en dernier.
3. 3Ajouter une étape Les étapes se réordonnent en les faisant glisser.
4. 4Enregistrer Rien n’est gardé sans ce clic.

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1. 1Type d'étape Validation interne, Signature interne (un membre de la JE) ou Signature externe (le client, un partenaire).
2. 2Rôle du signataire externe Un nom qui sert d’étiquette, comme « Client ». C’est aussi le nom affiché au signataire.
3. 3Email par défaut Facultatif : l'adresse se saisit de toute façon au moment d'envoyer.

Rattacher le circuit à un type

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1. 1Onglet Workflow Dans Types de documents, ouvrez le type.
2. 2Choisissez le circuit Puis Enregistrer. Tous les documents de ce type soumis ensuite le suivront.

Valider une étape

Quand un document arrive à votre étape, vous recevez une notification. Sur sa fiche, la carte Action requise propose les actions permises par l'étape. Si vous n'êtes pas assigné à l'étape, la carte le dit.

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1. 1Action requise Le nom du circuit et de l'étape en cours.
2. 2Approuver Le document passe à l'étape suivante.
3. 3Demander des modifications Le document redevient Brouillon pour être corrigé, puis soumis de nouveau. Un commentaire est obligatoire.
4. 4Rejeter Le circuit s’arrête et le document devient Rejeté. Un commentaire est obligatoire.
5. 5Le plan du circuit Chaque étape, qui l’a traitée, quand, et son commentaire.

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1. 1Expliquez Le commentaire reste dans l'historique du circuit, visible sur la fiche.

Une étape non obligatoire offre aussi Passer. L'action se refuse si quelqu'un a agi sur le document entre-temps : rechargez la page.