Envoyer un document en signature

La signature passe par le circuit du type de document : on soumet le brouillon, les relectures ont lieu, puis chaque étape de signature attend son signataire. Si le type n'a pas de circuit, voir Préparer un circuit d'abord.

1. Soumettre le document

Sur la fiche du brouillon, cliquez sur Soumettre pour validation. Le bouton reste grisé tant qu'un champ obligatoire est vide. La fenêtre montre les étapes du circuit ; cliquez sur Soumettre.

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1. 1Les données vides Elles apparaissent en rouge dans le document. Ce contrôle vaut pour tous les types.
2. 2Le circuit Les étapes que va suivre le document, dans l’ordre.
3. 3Annuler Pour corriger d’abord puis régénérer. Voir Relire et corriger.
4. 4Soumettre quand même Le document part tel quel, avec ses mentions en rouge.

2. Placer les zones de signature

Dès que le circuit atteint une signature, la fiche affiche Positionner les zones de signature sur le PDF du document : un cadre de couleur par signataire, interne ou externe, y compris ceux des étapes à venir (marqués À venir). Faites glisser chaque cadre à sa place, puis Enregistrer toutes les zones. Droit nécessaire : Demandes de signature › Créer.

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1. 1Un signataire, une couleur Le nom vient du circuit : le rôle interne, ou le « rôle du signataire externe ».
2. 2Faites glisser La signature sera apposée exactement dans ce cadre.
3. 3Enregistrer toutes les zones Ensuite, un bandeau vert confirme ; son lien Modifier rouvre l’éditeur.

3. La signature interne

Les membres du rôle signataire reçoivent une notification « Signature requise » dans la cloche ; un clic les mène à l'écran de signature. Si ce n'est pas encore fait, la carte violette propose Notifier les signataires. Le premier qui signe suffit : les autres ne peuvent plus signer ensuite.

4. Envoyer le lien au client

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1. 1Zones prêtes Sans zone placée, le bouton Envoyer reste grisé.
2. 2Email du signataire Préremplie avec l'adresse par défaut du circuit s'il y en a une. Vérifiez-la : c'est elle que le client devra retaper.
3. 3Envoyer Part un e-mail « Signature requise » avec le lien personnel du signataire, valable 14 jours.
4. 4Copier le lien Pour le transmettre autrement. Chaque copie est enregistrée, car ce lien permet de signer.

Droit nécessaire pour cette carte : Demandes de signature › manage (libellé affiché tel quel dans l'écran des rôles). Sans lui, la carte dit seulement que le document attend un signataire externe.

Les signatures suivent l'ordre des étapes du circuit : l'étape suivante ne s'ouvre qu'une fois la précédente signée. Depuis les écrans, il n'y a pas d'envoi simultané à plusieurs signataires externes.