Mettre en place un workflow de validation
Les étapes de relecture et de signature qu’un document traverse avant d’être validé.
Un workflow est le circuit qu’un document suit après sa génération : relecture par le responsable qualité, signature du client, signature du président... Chaque type de document peut avoir le sien. Quand un membre clique sur Soumettre pour validation sur un document, le circuit démarre et chaque personne concernée est notifiée à son tour.
Chemin : Paramètres, carte Workflows de validation. L’écran porte la mention Bêta et demande Workflows : Modifier (catégorie Workflows d’approbation).
Construire les étapes
| Type d’étape | Ce qui se passe |
|---|---|
| Validation interne | Les membres du rôle choisi reçoivent la notification Action requise. Ils approuvent, rejettent ou demandent des modifications selon les actions cochées. L’interrupteur Étape obligatoire décoché permet de sauter l’étape. |
| Signature interne | Les membres du Rôle signataire reçoivent la notification Signature requise et signent dans JuniorManage, sans e-mail. |
| Signature externe | Un signataire hors de la JE, le client par exemple, reçoit un e-mail avec son lien de signature. Le Rôle du signataire externe (Client, Intervenant...) et l’Email par défaut aident à le préremplir. Le circuit attend sa signature. |
Les étapes se réordonnent en les faisant glisser dans la liste sous le schéma, ou avec les flèches d’une étape dans le schéma. Le crayon d’une étape la modifie, la corbeille la retire.
Relier le workflow à un type de document
Un workflow ne sert à rien tant qu’aucun type de document ne l’utilise. Ouvrez le type de document (Paramètres, carte Types de documents), onglet Workflow, choisissez le circuit, puis Enregistrer. L’option Pas de workflow valide les documents de ce type sans circuit. Voir la catégorie Modèles, et Envoyer un document en signature pour ce que voient les membres.