Écrire les étiquettes dans Word

Les règles d’écriture, et les pièges de Word à éviter.

Une étiquette est un nom entre doubles accolades : {{nom_client}}. Le nom est libre : il sert à vous y retrouver quand vous la reliez. Vous l’écrivez directement dans Word, à l’endroit exact où la valeur doit apparaître.

Dans Word

CONVENTION D’ÉTUDE n° {{reference}}
{{nom_client}}, dont le siège est situé {{adresse_client}},
représentée par {{civilite_contact}} {{nom_contact}}, en qualité de {{fonction_contact}},
et {{nom_je}}, représentée par son président, {{president}}.

Les règles

Deux accolades de chaque côté : {{montant}}. Avec une seule ({montant}), le texte reste tel quel dans le document.
Des lettres, des chiffres et _ : {{date_signature}}. Évitez les espaces et les accents, qui se lisent mal dans la liste des étiquettes.
Une même étiquette peut apparaître plusieurs fois : {{nom_client}} dans le texte et dans les signatures reçoit la même valeur.
Deux noms pour deux usages : {{total_ht}} en chiffres et {{total_ht_lettres}} en lettres, reliés à la même donnée avec deux formats.
La mise en forme se garde : une étiquette en gras donne une valeur en gras.
Les en-têtes et pieds de page sont lus aussi : c’est l’endroit idéal pour la référence du document.

Les autres écritures

Écriture	Rôle	Page
`{{#frais}}...{{/frais}}`	Un passage qui n’apparaît que dans certains cas	Afficher un passage selon le cas
`{{#non_frais}}...{{/non_frais}}`	Le « sinon » du passage précédent	Afficher un passage selon le cas
`{{phase}}` dans une ligne de tableau	Une ligne recopiée par phase, sans rien écrire de plus	Répéter une ligne par phase
`dénommé{{e}}`	Un accord selon la civilité	Madame, Monsieur et les pluriels

Ce que Word fait dans votre dos

Quand on corrige une faute au milieu d’une étiquette, Word la découpe en plusieurs morceaux invisibles. JuniorManage les recolle : l’étiquette est reconnue. Quelques cas restent à éviter.

Situation	Ce qui se passe	Que faire
Une partie seulement de l’étiquette est en gras (`{{nom_` normal, `client}}` en gras)	La valeur prend la mise en forme du début de l’étiquette.	Sélectionnez l’étiquette entière, accolades comprises, avant de la mettre en forme.
Le suivi des modifications est activé et l’étiquette contient une révision	Le texte supprimé est lu avec le reste : `{{nom_client}}` devient une autre étiquette, au nom déformé.	Dans Word, Révision, acceptez toutes les modifications avant de téléverser.
Une partie de l’étiquette est dans un lien hypertexte (Word transforme parfois une adresse en lien)	La génération échoue.	Retirez le lien, puis retapez l’étiquette d’un trait.
Une accolade manque : `{{nom_client}`	Le téléversement est refusé : « Le template contient des erreurs de syntaxe ».	Cherchez `{{` dans Word et vérifiez chaque étiquette.
L’étiquette est dans une zone de texte flottante ou un champ Word (sommaire, numéro de page)	Word les range à part : le résultat n’est pas garanti.	Placez l’étiquette dans le texte ou dans un tableau.