Marquer un document comme signé

La signature intégrée à JuniorManage est une signature simple, non certifiée eIDAS : elle convient aux documents internes, moins à une convention signée avec un client. Pour ces documents, votre JE utilise son propre outil (LiveConsent, Yousign...) ou le papier. Marquer comme signé fait entrer cette signature dans JuniorManage, PDF signé à l'appui.

La valeur juridique du document est celle de la signature recueillie : celle de votre prestataire, ou celle de l'original papier, à conserver. JuniorManage garde une copie du PDF signé et son empreinte, et constate la signature ; il ne la certifie pas.

Où se signent les documents de chaque type

Le réglage est fait une fois par type de document : Types de documents, ouvrez le type, onglet Workflow, carte Signature. Il demande le droit Types de documents › Modifier.

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1. 1Onglet Workflow Le mode de signature et le circuit du type se règlent ici.
2. 2Signature hors JuniorManage Le document se signe dans votre outil ou sur papier, puis un membre dépose le PDF signé.
3. 3Signature dans JuniorManage Les signataires signent en ligne depuis le lien reçu, au fil du circuit.
4. 4La valeur de la signature intégrée Une signature simple, non certifiée eIDAS. Un bouton Enregistrer apparaît dès que vous changez de choix.

Un changement vaut pour les étapes de signature à venir. Si une demande de signature était déjà ouverte dans JuniorManage, la fiche du document le signale : elle sera annulée au moment où le document sera marqué signé.

Qui peut le faire

Le chargé d'étude de l'étude du document, et les membres qui ont le droit Documents › Marquer comme signé (signature hors JuniorManage). Le secrétaire général l'a par défaut, le président aussi, puisqu'il a tous les droits. Pour un document sans étude, seul ce droit compte. Sans ce droit, la carte de l'étape dit à qui s'adresser au lieu d'afficher le bouton.

Marquer le document comme signé

Pour un type signé hors JuniorManage, l'étape de signature du circuit n'envoie aucun lien. Le créateur du document reçoit une notification « Signature à recueillir », et la fiche affiche une carte au nom de l'étape.

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1. 1L'étape de signature Son nom vient du circuit du type.
2. 2Ce qu’il faut faire Faire signer dans votre outil habituel, puis déposer le PDF signé. L’étape sera validée et le circuit continuera.
3. 3Marquer comme signé Ouvre la fenêtre de dépôt du PDF signé.
4. 4Le circuit Ici une seule étape : la signature de l’intervenant.

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   Faites signer le document

   Dans votre outil de signature, ou sur papier. Récupérez ensuite le PDF signé, ou scannez l'original en PDF.

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   Ouvrez la fiche du document

   Cliquez sur Marquer comme signé : dans la carte de l'étape de signature, ou en haut de la fiche si le type n'a pas de circuit.

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   Déposez le PDF signé

   Il est obligatoire : c'est lui qui devient la version officielle. PDF seulement, 10 Mo au plus.

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   Validez

   Cliquez sur Marquer comme signé en bas de la fenêtre.

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1. 1Le PDF signé Glissez-le dans le cadre ou cliquez pour le choisir. La croix le retire.
2. 2Date de signature Celle qui figure sur le document signé. Aujourd'hui par défaut ; elle ne peut pas être dans le futur.
3. 3Outil de signature Facultatif : LiveConsent, Yousign, papier...
4. 4Note Facultative : où est rangé l’original, par exemple.
5. 5Marquer comme signé Le bouton reste grisé tant qu’aucun PDF n’est déposé.

Ce qui se passe ensuite

• Le PDF déposé devient la version officielle : c'est lui que donne Télécharger › PDF signé (.pdf).
• Son empreinte SHA-256, la date déclarée, l'outil, le membre qui l'a déposé et l'heure du dépôt sont gardés dans l'historique du document et dans celui de l'étude.
• Dans un circuit, l'étape de signature est validée et le circuit continue. À la fin du circuit, ou tout de suite s'il n'y en a pas, le document passe Signé, avec les mêmes effets qu'une signature dans JuniorManage : les règles de passage de statut de l'étude s'appliquent (convention signée, PV de recette finale signé), et un RM signé crée ses bulletins de versement aux montants du document. Un message le confirme, avec le nombre de bulletins créés. Un avenant dont le type déclare des effets met aussi à jour l'étude, ses phases et ses affectations : voir Ce qu'un avenant signé change dans l'étude.
• Une demande de signature encore ouverte dans JuniorManage pour ce document est annulée : son lien ne sert plus.

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1. 1Signé Le statut est définitif : le document ne se modifie plus et ne se régénère plus.
2. 2PDF signé disponible Avec la date de signature déclarée et l’outil.
3. 3Qui a déposé le PDF Et quand. La note suit, si elle a été remplie.
4. 4Empreinte SHA-256 L’empreinte du fichier déposé : elle prouve que le PDF servi est bien celui-là.
5. 5Historique Le dépôt et le passage au statut Signé, avec leur auteur.

• Ce que vaut la signature intégréePourquoi signer une convention ailleurs.
• Préparer un circuitLes étapes de validation et de signature.
• Signature externe ou intégréeLa vue d’ensemble des deux modes.