Signature externe ou intégrée
Où se signe chaque type de document, ce que fait « Marquer comme signé » et ce qui se déclenche une fois le document signé.
Chaque type de document a un mode de signature. Signature hors JuniorManage : la JE fait signer dans son propre outil (LiveConsent, Yousign, papier), puis dépose le PDF signé. Signature dans JuniorManage : les signataires signent en ligne depuis un lien.
| Mode | Pour quels types | Comment le document devient signé |
|---|---|---|
| Signature hors JuniorManage | Par défaut : CE, BC, CC, RM, PVRI, PVRF, AVENANT, AVENANT_RM, AVENANT_RUPTURE | Un membre clique Marquer comme signé et dépose le PDF signé |
| Signature dans JuniorManage | Les autres types, par exemple les documents internes | Les signataires signent depuis leur lien ; la dernière signature finalise le document |
Le mode se règle par type de document, dans la carte Signature de l'onglet Workflow. Les types existants ont reçu ce défaut une fois pour toutes ; vous pouvez le changer type par type.
- 1Circuit ou ficheLe document est prêt à signer, validé si un circuit existe.
- 2Chemin externeLa JE fait signer dans son outil ; le membre dépose le PDF signé avec Marquer comme signé.Sinon : Sans PDF signé, rien ne se passe. Un lien de signature intégrée n'est pas proposé pour ce type.
- 3Chemin intégréLes signataires reçoivent un lien et signent en ligne.Sinon : Un signataire peut refuser : la demande s'arrête et le circuit aussi.
- 4Document signéLe statut passe à Signé, une seule fois, même si deux signatures arrivent ensemble.
- 5EffetsL'étude avance, les bulletins du RM sont créés, le créateur est prévenu.
Marquer comme signé
Le PDF signé est obligatoire
Marquer un document comme signé exige de déposer le PDF signé, qui devient la version officielle.
Exemple : Dans la fenêtre « Marquer comme signé »
- PDF signé
- obligatoire, 10 Mo au plus
- Date de signature
- celle de votre outil ou du papier
- Outil de signature
- facultatif (LiveConsent, Yousign, papier...)
- Note
- facultatif
Le fichier, son empreinte, la date, l'outil et l'auteur sont conservés dans l'historique du document et dans le journal de l'étude.
Ce qui se passe si la règle n'est pas respectée
- Seuls le chargé d'étude du document et les membres qui ont le droit « Marquer comme signé » peuvent le faire.
- Un document déjà signé est refusé : créez un avenant ou un nouveau document.
- Un document archivé est refusé : restaurez-le d'abord.
- Un document rejeté est refusé : remettez-le en brouillon, corrigez, faites-le valider.
- Un document dont le circuit attend encore une validation est refusé : l'étape de signature proposera ensuite le bouton.
- Un type rattaché à un circuit actif doit d'abord être soumis à ce circuit.
Dans un circuit, une étape de signature d'un type signé hors JuniorManage n'ouvre aucune demande de signature : le créateur reçoit une notification « Signature à recueillir » et la fiche propose Marquer comme signé. Voir Marquer comme signé.
Ce qui se déclenche à la signature
Quel que soit le chemin, les mêmes effets se déroulent, dans cet ordre.
- 1
Statut Signé
Le document passe à Signé, une seule fois, avec la date de signature.
- 2
Historique
Le changement de statut est inscrit dans l'historique du document.
- 3
Étude
Une CE ou un BC signé, un PVRF signé, peut faire avancer le statut de l'étude selon vos règles de transition.
- 4
RM et bulletins
Un RM signé crée un bulletin de versement par mission, aux montants figés à la génération (sauf réglage contraire dans Paramètres, Comptabilité).
- 5
Avenant
Un avenant dont le type déclare des effets met à jour les phases, les affectations et l'étude. Voir Ce qu'un avenant signé change dans l'étude.
- 6
Notification
Le créateur du document reçoit « Document signé », sauf s'il est l'auteur du geste.
- 7
Règles de workflow
Les règles « à la signature » de votre JE se déclenchent.
Un effet qui échoue défait-il la signature ?
Non. Une fois le statut Signé posé, la signature est un fait acquis : si la création d'un bulletin, la mise à jour de l'étude par un avenant ou une notification échoue, le document reste signé.
Le document est-il notifié à celui qui a cliqué ?
Non, on ne notifie pas quelqu'un de son propre geste.