Ce qu'un avenant signé change dans l'étude
À la signature d'un avenant, les phases, les affectations et l'étude se mettent à jour, sans ressaisie.
Un avenant change des chiffres du contrat : les JEH et le prix des phases, la répartition entre intervenants, des dates, les frais. Si le type de document de l'avenant le prévoit, sa signature applique ces changements à l'étude, aux phases et aux affectations. Vous ne les ressaisissez pas.
Cela vaut quel que soit le chemin de la signature : signature dans JuniorManage, fin d'un circuit ou Marquer comme signé.
- 1AvenantVous saisissez les nouvelles valeurs dans le tableau de modifications.Sinon : Sans les droits de modification correspondants, le document ne se crée pas et ne se modifie pas.
- 2ContrôleÀ la soumission puis à l'envoi en signature, JuniorManage liste ce qui sera appliqué.Sinon : Une donnée changée depuis la création de l'avenant, une valeur refusée ou un droit manquant bloque l'envoi. Un simple avertissement arrête aussi l'envoi avec son message.
- 3SignatureL'avenant est signé.
- 4EffetsPhases, affectations, date de fin, frais et montant de l'étude sont mis à jour en une seule opération.Sinon : Une donnée changée entre-temps est ignorée et signalée, le reste s'applique. Si tout échoue, la signature reste et rien n'est modifié.
- 5BulletinsLes bulletins de versement en brouillon sont recalculés.Sinon : Un bulletin émis ou payé n'est pas touché : les gestionnaires de bulletins sont prévenus de la différence.
- 6TraceLe résultat s'affiche sur le document et le journal garde les valeurs d'avant.
Régler un type d'avenant
Rien ne change à la signature tant que le type de document n'a pas déclaré ses effets. Cela se règle dans Types de documents, sur le type d'avenant concerné.
- 1
Ajouter le champ
Onglet des champs du type, ajoutez un champ de type Tableau de modifications. Dans Modifier, onglet Tableau de modifications, choisissez ce qu'il modifie (les phases de l'étude, ou les affectations d'un intervenant) et cochez les Colonnes modifiables : JEH, Prix du JEH HT (phases) ou Rétribution par JEH (affectations), Début, Fin.
- 2
Déclarer les effets
Onglet Effets à la signature du type. Sous Phases et affectations, cochez « Appliquer les modifications du champ ... à la signature ». Sous Données de l'étude, vous pouvez aussi lier la Date de fin de l'étude et les Frais de l'étude à un champ du formulaire (une date pour la fin, un montant pour les frais), puis Enregistrer.
- 3
Relier au modèle Word
Pour imprimer le tableau avant et après dans l'avenant, le modèle dispose de la liste Modifications de l’avenant (tableau) : une ligne par donnée changée, avec la phase, l'intervenant, la donnée, la valeur avant et la valeur après.
Remplir le tableau dans l'avenant
Choisissez d'abord l'étude : ses phases ou ses affectations s'affichent. Chaque ligne montre la valeur actuelle, une flèche et une cellule pour la nouvelle valeur. Seules les cellules que vous changez comptent comme des modifications. Un compteur en bas rappelle combien s'appliqueront à la signature.
- Les phases annulées ne sont pas proposées.
- Pour les affectations, Ajouter un intervenant à une phase choisit un intervenant actif, son nombre de JEH et sa rétribution par JEH.
- Mettre les JEH d'un intervenant à 0 le retire de la phase.
- Si la somme des JEH des intervenants s'écarte du total de la phase, un avertissement le signale (« Le total de la phase reste inchangé : vérifiez la répartition. »). Il ne bloque rien : à vous de décider si l'écart est voulu.
Ce qui change et ce qui ne change jamais
| Sur | À la signature |
|---|---|
| Une phase | JEH, prix du JEH HT, dates |
| Une affectation | JEH, rétribution par JEH, dates |
| Un intervenant ajouté | Nouvelle affectation au statut « Sélectionné » : il recevra son propre RM |
| Un intervenant retiré | Affectation supprimée s'il n'y a ni RM envoyé ou signé, ni bulletin ; sinon elle est gardée avec 0 JEH |
| L'étude | Date de fin et frais ; le montant HT se recalcule avec les phases |
| L'agenda | Les échéances de l'étude et de ses phases sont resynchronisées |
| Un RM seulement généré | Repasse à « Non généré » si les JEH ou la rétribution changent |
| Un RM envoyé ou signé | Garde ses montants figés ; l'avenant met à jour l'affectation |
| Un bulletin en brouillon | Recalculé |
| Un bulletin émis ou payé | Jamais modifié : la différence est signalée |
| Une facture | Jamais modifiée |
Une phase passe de 10 à 12 JEH
La phase, l'affectation et le montant de l'étude changent à la signature ; seul un bulletin en brouillon suit.
Exemple : Avenant au RM : phase de 10 JEH à 80 € HT, rétribution de 50 € par JEH
- Phase
- 10 JEH à 80 € = 800 € HT, puis 12 JEH = 960 € HT
- Affectation de l'intervenant
- 10 JEH, puis 12 JEH
- Bulletin en brouillon
- Recalculé : 500 € puis 600 € de rétribution brute
- Bulletin émis ou payé
- Inchangé : +100 € de rétribution brute à traiter à la main
- Facture déjà émise de 800 € HT
- Inchangée : 160 € HT restent à facturer
Le total HT de l'étude passe à 960 € ; les gestionnaires de bulletins reçoivent la différence quand un bulletin n'est pas au brouillon.
Ce qui se passe si la règle n'est pas respectée
- Un bulletin annulé est ignoré.
- Le bulletin d'une affectation retirée n'est jamais recalculé, même en brouillon : il se traite à la main.
- Si le nouveau total HT de l'étude s'écarte du total déjà facturé, un avertissement le dit : « un avoir est à prévoir » ou « le reste ... est à facturer ».
Ce qui se passe si
| Situation | Avant la signature | Après la signature |
|---|---|---|
| Vous n'avez pas les droits de modification | Refus : « Ce document déclare des modifications de l’étude : les droits correspondants sont nécessaires. » | Sans objet : le contrôle a eu lieu avant. |
| Une donnée a changé depuis la création de l'avenant | L'envoi est bloqué : « la donnée a changé depuis la création du document ». | Cette modification est ignorée et signalée, le reste s'applique. |
| Une valeur est refusée | L'envoi est bloqué avec le motif. | Cette modification est ignorée et signalée, le reste s'applique. |
| Tout échoue | Sans objet. | Le document reste signé, rien n'est modifié, et une notification dit ce qu'il reste à faire à la main. |
| Le total HT s'écarte du facturé, ou un bulletin n'est pas au brouillon | L'envoi s'arrête avec le message « La signature de ce document modifiera l’étude : à confirmer. » ; le détail est dans la carte du document. | Les factures et les bulletins ne sont pas touchés ; l'écart est signalé. |
Les valeurs refusées, avec le motif affiché :
| Valeur | Motif |
|---|---|
| JEH ou frais négatif | valeur négative |
| Prix du JEH au-dessus de 500 € HT | prix du JEH plafonné à 500 € HT (CNJE) |
| Rétribution au-dessus de 320 € par JEH | rétribution par JEH plafonnée à 320 € |
| Date de fin avant la date de début | la date de fin précède la date de début |
| Intervenant déjà affecté à la phase | déjà affecté(e) à cette phase |
| Intervenant introuvable ou inactif | intervenant introuvable ou non actif |
| Phase supprimée ou annulée depuis | la phase n'existe plus ou est annulée |
Où voir le résultat
- Sur la fiche du document, la carte Ce que la signature changera (avant la signature) liste Bloque l'envoi en signature, Sera appliqué et À confirmer à l'envoi.
- Une fois l'avenant signé, la carte Effets de la signature liste Appliqué, Bulletins recalculés, À traiter à la main et À savoir.
- Le créateur du document et le chargé d'étude reçoivent une notification « Avenant signé » ; les membres qui gèrent les bulletins la reçoivent aussi quand un bulletin est à corriger à la main.
- Dans l'historique de l'étude, chaque changement est noté avec la référence de l'avenant et la valeur d'avant.
Droits nécessaires
Créer, modifier ou envoyer en signature un avenant qui déclare des modifications demande, en plus des droits sur les documents, les droits de modifier ce qu'il touche : l'étude, ses phases, ses affectations, et créer une affectation pour ajouter un intervenant.
Ce qui ne se fait pas tout seul
- Archiver un avenant signé ne remet rien comme avant : un nouvel avenant corrige. Le journal garde les valeurs d'avant.
- Les factures ne sont jamais modifiées : un avoir ou une facture complémentaire se prépare à la main.
- Les bulletins émis ou payés ne sont jamais modifiés.
- Le RM signé garde ses montants figés ; un RM ou un avenant suivant lit l'état à jour de l'étude.