Le quota de stockage
Ce qui compte dans l’espace de la JE, ce qui est refusé quand il est plein, et ce qui reste toujours possible.
Chaque JE dispose de 5 Go par défaut. Quand cet espace est atteint, JuniorManage refuse d’ajouter des fichiers, mais ne bloque jamais la saisie de données ni les signatures.
Ce qui compte
| Part | Ce qu’elle contient | Comment elle est mesurée |
|---|---|---|
| Fichiers | Documents générés (Word et PDF), documents signés, modèles Word, audio des réunions, fichiers déposés dans les études, pièces des intervenants, fichiers des formulaires, logos et photos. | Exactement, sur le disque, à chaque ouverture de l’écran Stockage. Les anciennes versions laissées par une régénération comptent, puisqu’elles occupent la place. |
| Base de données | Vos clients, études, documents, factures, conversations de l’assistant, journaux, membres et réglages. | Estimée. La base est partagée entre les JE : la part de la vôtre est déduite de la taille de vos lignes, et mesurée chaque nuit. |
Les tailles sont en unités décimales : 1 Go vaut un milliard d’octets. Si la part de la base n’a jamais été mesurée, l’écran la mesure à son ouverture. Si elle a plus d’un jour, une nouvelle mesure part en arrière-plan et l’écran affiche la précédente.
Quand je dépose un fichier
- 1Je dépose un fichierUn logo, une pièce, un fichier déposé dans une étude, un audio, un modèle, un import ou une première génération.
- 2Contrôle de l’espaceJuniorManage additionne les fichiers, la part de la base et le nouveau fichier.Sinon : « Espace de stockage plein : X utilisés sur Y. Supprimez des fichiers dont vous n’avez plus besoin, ou demandez plus d’espace à contact@junior-manage.fr (Paramètres, Stockage). »
- 3Sous le quotaLe total, nouveau fichier compris, reste dans la limite.
- 4Fichier enregistréLe fichier est écrit et compté.
Un fichier est refusé s’il ferait dépasser le quota
Le contrôle compare l’espace déjà utilisé, plus la taille du fichier, au quota de la JE.
Exemple : Une JE à 4,98 Go sur 5 Go
- Espace utilisé
- 4,98 Go
- Audio de réunion à déposer
- 0,05 Go
- Total après dépôt
- 5,03 Go, plus que les 5 Go
L’audio est refusé, alors que l’espace n’est pas encore plein. Un logo de quelques Ko passerait.
Ce qui se passe si la règle n'est pas respectée
- Le message cité ci-dessus s’affiche à la place de l’enregistrement.
- Pour une personne qui répond à un formulaire public, le message ne parle ni de quota ni de paramètres : « Ce formulaire ne peut plus recevoir de fichiers pour le moment. Prévenez la Junior-Entreprise qui vous l’a envoyé. »
Ce qui est bloqué
| Ajout | Précision |
|---|---|
| Un logo ou une photo | Logo de la JE, logos des clients, photo de profil. |
| Une pièce d’intervenant | Un justificatif déposé sur la fiche d’un intervenant. |
| Un fichier de formulaire | Joint par un membre, ou par la personne qui répond au formulaire. |
| Un audio de réunion | L’enregistrement déposé pour un compte rendu. |
| Un fichier déposé dans une étude | Déposé dans l’onglet Documents de l’étude, jusqu’à 100 Mo. JuniorManage compare la taille du fichier à l’espace restant avant d’écrire quoi que ce soit : s’il ne tient pas, rien n’est enregistré et le message « Espace de stockage plein » s’affiche. Supprimer un fichier rend sa place. |
| Un modèle Word | Le téléversement du fichier .docx d’un type de document. |
| Un import .je | Le paquet d’un type de document exporté depuis une autre JE. |
| La première génération d’un document | JuniorManage réserve le double de la taille du Word, pour le Word et son PDF. Les routes de génération, de PDF et de RM répondent alors « Espace de stockage plein ». |
Ce qui n’est jamais bloqué
- Saisir des données : une fiche client, une étude, une phase, une facture, un bulletin de versement.
- Signer : une signature dans JuniorManage et Marquer comme signé. Le PDF signé prouve un engagement déjà pris, il ne peut pas attendre qu’on libère de la place.
- Régénérer un document déjà généré : la régénération remplace les fichiers du document, elle n’est jamais refusée. Un document peut donc toujours être corrigé.
Où voir l’usage
Chemin : Paramètres, carte Stockage, avec le droit Organisation : Lire (le Président et le DSI avec les rôles de départ). L’écran donne le total, la barre fichiers et base de données, la répartition par source et la date de la dernière mesure de la base.
| État | Ce que dit l’écran |
|---|---|
| Moins de 80 % du quota | Aucun avertissement. |
| 80 % et plus | « Votre espace est presque plein ». Au-delà du quota, plus aucun fichier ne pourra être ajouté. |
| Quota atteint | « Votre espace est plein ». Plus aucun fichier ne peut être ajouté, les signatures restent possibles. |
Les deux listes Fichiers et Base de données classent les sources de la plus grosse à la plus petite : commencez par la première ligne pour savoir où est passée la place. Voir Voir l’espace utilisé pour le détail de l’écran.
Demander plus d’espace
- 1
Ouvrez Paramètres, Stockage
Le bouton Demander plus d’espace est en haut à droite, et dans l’avertissement quand l’espace est presque plein.
- 2
Complétez l’e-mail
Il s’ouvre déjà adressé à contact@junior-manage.fr, avec l’espace utilisé. Ajoutez après « Pourquoi nous en avons besoin » la raison de votre demande.
- 3
Envoyez-le
JuniorManage relève le quota à la main. Aucun écran ne permet de le changer vous-même.
Je ne vois pas la carte Stockage.
Elle n’apparaît qu’avec le droit Organisation : Lire. Demandez-le au président, qui l’ajoute à votre rôle.
J’ai supprimé des fichiers et le total ne baisse pas.
Cliquez sur Actualiser : la part des fichiers est remesurée à cet instant. La part de la base de données, elle, ne change qu’avec sa mesure de la nuit.
La mesure de la nuit ne se fait pas.
Elle dépend d’une tâche planifiée que votre hébergeur doit programmer, comme les rappels de workflow. En attendant, l’écran mesure la base à son ouverture quand elle n’a jamais été mesurée.